Írta: Schweinitzer Zoltán, Sprint Consulting

Lerágott csont a koronavírus-helyzet, és annak hatásai mindennapjainkra. Nem is erről szól ez az okfejtés, hanem sokkal inkább arról, hogy magában a munkavégzésben végbement sok változás milyen hatással van ránk, és mi az, amit nem csak máshogyan kell csinálnunk, hanem már tervezéskor figyelembe kell vennünk. Természetesen az agilitás szűrőjén keresztül vizsgáljuk a témát, és igyekszünk támpontokat és eszközöket adni a mára ismertté vált hátrányok kezelésére, mérséklésére.

Derült égből online?

A munkavégzés online világba helyezése számos előnnyel és számos hátránnyal jár. Ha az agilitás szemszögéből nézzük, akkor felül kell vizsgálnunk korábbi álláspontunkat. Pontosabban: át kell értékelni azt. Az agilitás zászlaján a kommunikáció maximalizálása szerepel, ezzel (is) egy hatékonyabb, kevesebb félreértéssel és félre-kommunikálással támogatott munkavégzést elősegítve. Erre kézenfekvő megoldás volt olyan csapatok felállítása, akik együtt, egy helyiségben, paravánok, elválasztók és minden egyéb akadály nélkül ülnek és végzik munkájukat nap, mint nap. Üzleti oldal és kivitelezési oldal együtt. Ez volt a “definíciója” az agilis csapatok működésének, valamikor a kezdetekben. Ez vitathatatlan előnyökkel jár, kezdve az ún. “ozmótikus zaj” által nyert információkon, a közvetlen személy és személy közötti kommunikáción, egészen a késleltetésmentes kommunikációs csatornán át. De a világ már bőven a koronavírus válság előtt meghaladta ezt az állapotot. A kényszer (egy földrajzi helyen nem elegendő szaktudású munkaerő megléte) és a költségek csökkentésének igénye (outsourcing) együttesen mozdította el a piacot az ún. elosztott csapatok felé, amelynek eredménye a munka online világba történő részleges vagy teljes áthelyeződése az elmúlt 15 évben, az agilis csapatok bőven több, mint felénél, globálisan is (1. ábra). 

1. ábra: Elosztott csapatokat alkalmazó vállalatok aránya 

(Forrás: State of Agile survey 2007-2021)

Ámbátor ennek az online térbe történő átmozgásnak csak a koronavírus válságkor kezdtünk kellő figyelmet szentelni, mindannyian. A kezdeti sokk után kezdett ráeszmélni a világ, hogy bizony komoly korlátokba ütközünk az online együttműködésnél.

Az online univerzum korlátai

A legfontosabb korlátozó tényezők emberi mivoltunkból fakadnak. A törzsfejlődés során embertársainkkal folyamatosan közösségben éltünk, mert ez segítette a faj egyedeit a túléléshez. Ilyenformán a társas kommunikáció esszenciális részévé vált létezésünknek, fejlődésünknek. Számos kutatás ismert e témában az elmúlt évtizedekből, de mind egyöntetűen azt mondja, hogy a kommunikációnk túlnyomó része (kutatástól függően: 60-80%-a) non-verbális jellegű: azaz nem kimondott szó által hordozott információ, hanem mimika, gesztusok, testbeszéd. Amikor online kommunikációra váltunk, ennek az információnak egy jelentős részét vagy teljes egészét elveszítjük. Ennek legfőbb okai a következők:

1. Kikapcsolt kamera: a kimondott szavakon kívüli teljes információtartalom egyértelműen a csatornán kívül reked.
2. Túl szűk a perspektíva:  a fejünkre és maximum a vállövünkre koncentrált a kamera által befogott kép. Így a testbeszédünk, testtartásunk, valamint a kézzel adott gesztusaink részben vagy egészben kirekesztődnek. Ezen jellemzően csak tovább ront a különböző háttérszűrők alkalmazása, amely kontúr-körbevágással teremt virtuális hátteret, de ennek a körbevágásnak a kezünk, vagy az általunk mutatott kézjelek és tárgyak is áldozatul esnek.
3. Túl kicsi a kép: a számítógépes vagy okostelefonos videó-kollaborációs eszköz kezelőfelületén nagyon kis méretű keretekbe kerülnek a megbeszélések résztvevőinek képei, különösen, ha asztalt vagy tartalmat oszt meg valamelyik résztvevő: ezekről “olvasni” szinte lehetetlen, csak a legnagyobb gesztusok jutnak át a csatornán.
4. Levágott tartalom: A hang és a kép által hordozott információ egy része  “levágásra” kerül a videó-stream optimalizálása okán, és az éppen elérhető sávszélességtől függően.
5. Túl kicsi felbontás: A képi információ részletessége meg sem közelíti a szemünk általi felbontást élőben, így a kis képméreten kívül a kamera és a videostream felbontása is határt szab a képi részletek, információ, gesztusok, fintorok, szem, stb. átvitelének, észlelhetőségének
6. Vibráló képernyő, hosszabb távon azonos tárgytávolság, kevés átfókuszálás és perspektívaváltás, kevés mozgás és pangó vérkeringés. Ezek a pontok önmagukért beszélnek. Fiziológiailag is fárasztják szemünket, látásunkat, testünket.

Amennyiben az együttműködők nem csak szóbeli, hanem képi vagy tartalmi információt is megosztanak, további jellemzők korlátozzák az online működéskor azok információátviteli hatékonyságát:

1. Ha egy alkalmazást kell követni a megosztott képernyőn keresztül, akkor az azon található elnevezések, gombok, szöveges tartalmak jelentősen kisebb méretben láthatók, mint a megosztó képernyőjén, hiszen a megbeszélésen résztvevők képei és a videó-kollaborációs eszköz eszköztára is elfoglal helyet a képernyőnkön.
2. Ha egy diasort, egy prezentációt kell követnünk, akkor ennek tartalma, betűmérete, struktúrája szintén kritikus tényező az információátvitel szempontjából.

Mindezek összessége igen komoly információvesztést vagy torzulást okoz. Ez a munka hatékonyságának komoly korlátja.

Egy faktorral azonban csak mostanában kezdenek foglalkozni a tanácsadók és munkáltatók: a drasztikusan gyorsabb szellemi fáradással. Mi okozza ezt a gyorsabb fáradást? A non-verbális jelek és információ utáni állandó kutatás, figyelés, azok keresése. Génjeinkben hordozzuk ezt a viselkedést, nem tudjuk felülírni vagy felülbírálni. A kicsi méretű, kis felbontású, transzformált, szűk perspektívájú képeken keresztül továbbra is próbáljuk ugyanúgy összegereblyézni az információt, mintha személyesen történne a kommunikáció. Ez pedig fent felsorolt jellemzőinél fogva sokkal fárasztóbb. Emiatt azt vesszük észre, hogy az online egyeztetések, online munkavégzés során hamarabb elérjük határainkat, elfáradunk. Fáradtan pedig a további információ befogadása, feldolgozása kevésbé hatékony, valamint új megoldások, jó ötletek sem ebben az állapotban születnek jellemzően. 

A képernyő előtt szellemi munkát végzőkre vonatkozó hatályos munkavédelmi előírások és ajánlások, mint például a rendszeres felállás a képernyő elől, mozgás, szünet, szemtorna vagy szempihentetés a korábbinál is sokkal fontosabbak, de nem elegendőek.

Milyen lépéseket tehetünk a hatékonyabb online munkavégzésért és az ‘online fáradás’ elkerülése vagy csökkentése érdekében?

Alapvető célunk az online munkavégzés során tapasztalt sokkal gyorsabb fáradás elkerülése. A fent felsorolt akadályozó tényezők sorrendjében - a következőket tehetjük:

1. “Camera-On policy”: Használjuk a videokamerát a megbeszéléseken, agilis ceremóniákon állandó jelleggel. 

Ez természetesen a feldolgozandó információt és a fent említett ‘összegereblyézési’ fáradalmakat emeli. Hasonlóan ahhoz, mint amikor a mozgólépcsőn állva nézzük a szemközt ellenkező irányba haladó arcokat, gesztusokat: rengeteg információ ér minket, szemben azzal, amikor leszegett fejjel megyünk fel egy lépcsőn. De az átvitt információmennyiséget és így az egyértelműbb kommunikációt segíti a bekapcsolt kamera. Az ideális az lehetne, ha csak az éppen beszélők kapcsolnának kamerát, de ennek kivitelezése, megszokása csoport szinten is nehézkesen megvalósítható. Nagyobb szervezetben fokozottan érvényes ez.

Amennyiben a sávszélesség ezt nem engedi meg, váltsunk csomagot vagy technológiát, akár az internetszolgáltatóról, akár belső infrastruktúráról (pl. WiFi6 technológia) van szó. 

Amennyiben a cég szabályzata nem engedi meg a kamerahasználatot, indítsunk erről kezdeményezést, ugyanis ipari titkok kiszivárgása a nagyfelbontású kamerás szélessávú okos mobiltelefonok világában alapvetően nem a hordozható számítógép kamerájától féltendők, vagy legalábbis nem minden részleg nem minden kollégájától, hanem csak bizonyos személyek és munkakörök és osztályok tekintetében.

2. Széles látószögű, nagy felbontású és távolabbra helyezett kamera használata:

Messzebbről többet lát a kamera és ezáltal másik is belőlünk: A szélesebb látószög nagyobb perspektívát,  jobb érzékenysége és felbontása több részletet ad vissza. Ezáltal nem csak a fej gesztusai, hanem teljes testünk testbeszéde, gesztusaink, kézmozdulataink, tartásunk, mimikánk részt tud venni a kommunikációban.

3. Használjunk nagy képméretű monitort a kisméretű mobiltelefonos vagy hordozható számítógépes képernyő helyett, esetleg váltsunk több monitoros működésre. Így lehetőségünk és több terünk van a különböző tartalmak és ablakok kényelmes és nagyméretű elhelyezésére, kinyitására a felületen.

4. Válasszunk olyan videó-kollaborációs eszközt, amely képes kezelni nagy felbontású és nagy érzékenységű kép- és hangcsatornákat (majd állítsuk is be rajta ezeket a módokat mind az adó, mind a vevő oldalakon). Minél több információt juttassunk át a rendelkezésre álló nagy sávszélességen.

5. A szokásosnál sűrűbben tartsunk szüneteket a megbeszélések, agilis ceremóniák alatt és között. Ajánlott óránként minimum 10 percre megállni és pihenni, felkelni, járni egyet, inni, szemet pihentetni, esetleg tornáztatni.

Jó gyakorlat a megbeszéléseken egy órát kitenni a facilitátor asztalára, vagy virtuálisan a videó-kollaborációs eszköz felületére, amely figyelmeztet az időkeretekre, szünetekre.

További jó gyakorlat a megbeszéléseket úgy foglalni a naptárban, hogy a következő megbeszélésig legyen egy 10 perces szünetre lehetőség (pl. megbeszélés#1: 10:00-10:50; megbeszélés#2: 11:00-> ). Elsőre meglepő lesz mindenki számára, de egyrészt segíti az időben érkezést a következő megbeszélésre, másrészt segít a túlzott egyhuzamú egységeket szétbontani kevésbé fárasztó részekre.

6. Az online ceremóniákat, megbeszéléseket ne halmozzuk. Alapvetően az agilis módszertanok igyekeznek a minél kevesebb kontextus váltással megvalósítani a fókuszban tartást, ezzel elősegítve a hatékony munkavégzést. Tehát már az is segít, hogy ne megbeszélésről megbeszélésre éljünk és menjünk szüntelen, mert minden megbeszélendő, egyeztetendő bele kell kerüljön a kötelező ceremóniák keretébe, egyéb rendszeres megbeszélésre nincs szükség. Ez az agilis út. 

De ezen felül törekedjünk arra, hogy a halmazati esetekben ezt vágjuk el több részre, több napra. Például az igen elterjedt Scrum módszertan esetén az ún. sprintforduló napja ilyen, amikor az előző sprint zárása, a retrospektív, és a következő sprint tervezése egymás utánra (és személyes jelenlét esetén egy napra) szokott megtartásra kerülni. Ebben az esetben ajánlott az előző nap végén a sprint zárás és a retrospektív ceremóniák megtartása, és másnap délelőttre a következő sprint tervezését áttenni.

7. Lehetőleg ne kisméretű vagy kis betűméretű felületeket, diákat osszunk meg tartalomként. Törekedjünk a kisebb képernyőkön is értelmezhető, látható, feldolgozható (betű)méretekre, nagyításokra. Amennyiben nem ilyet látunk, szóljunk a tartalmat megosztónak, hogy nagyítson bele a tartalomba, vagy legközelebb váltson az apró betűkkel teleírt diák készítéséről egy hatékonyabb, kevesebb szöveggel, több magyarázó ábrával tarkított tartalom előállítására.

8. Ne csak statikus tartalmakat mutassunk. Tervezzünk interaktív tartalmakat, vonjuk be a megbeszélésbe vagy oktatásba jobban a résztvevőket. Csináljunk közös feladatokat pl. egy online whiteboard alkalmazással, brainstorming-oljunk, cetlizzünk úgy, ahogyan személyesen is tennénk. Csináljunk véleményköröket, kérdés-válasz köröket, feladatokat, apró játékokat, amikkel interaktívabbá, vizuálisabbá tehetjük a megbeszélést vagy agilis ceremóniát.

Jól látható, hogy fiziológiai okok és azokra adott megoldások, illetve tartalmi fejlesztés és átalakítás vezet a hatékony és szellemileg kevésbé fárasztó online munkavégzés megteremtéséhez. Ez a beruházás, illetve tartalmi és eljárási átalakítás megéri, mert hosszú távon segíti majd munkánkat, javítja hatékonyságunkat.